نظام نقاط البيع للمطاعم والمقاهي في البحرين: الطلبات وتذاكر المطبخ والتوصيل

يعرف كل من عمل في وقت ذروة غداء يوم الجمعة في مقهى مزدحم بالبحرين حجم المشكلة؛ فالطلبات تصل من الكاونتر ومن الطاولات وعبر الهاتف وWhatsApp ومن تطبيقين أو ثلاثة لتوصيل الطعام في الوقت نفسه. ويستلم المطبخ ملاحظات مكتوبة بخط اليد أو تذاكر سقطت منها تعليمات مثل "بدون بصل"، وينتظر السائق طلبًا لم يبدأ تحضيره بعد، وعند الإغلاق لا يتطابق درج النقد مع التقرير. من المفترض أن ينظم نظام نقاط البيع كل ذلك، لكن كثيرًا من الأنظمة مصمم للتجزئة، فيتعامل مع قهوة بحليب الشوفان وجرعة إضافية وكأنها لغز.

هذا المقال موجه لأصحاب ومدراء المطاعم والمقاهي والمخابز والمطابخ السحابية في البحرين. ويستعرض ما يجب أن يقوم به نظام نقاط البيع لقطاع الأغذية والمشروبات، من استلام الطلب حتى إغلاق الوردية، وينتهي بقائمة تحقق يمكنكم استخدامها عند المقارنة بين الأنظمة.

1. شاشة واحدة لجميع أنواع الطلبات

تتعامل معظم منشآت الأغذية في البحرين مع عدة أنواع من الطلبات، ولكل منها طبيعته:

• الطلبات داخل الصالة: أرقام الطاولات أو مخطط الصالة، وعدد الأشخاص، وترتيب الأطباق، ونقل الطاولات أو دمجها، وتقسيم الفاتورة.
• الطلبات الخارجية والاستلام: رقم الطلب واسم العميل، وإشعار الجاهزية، والدفع المسبق.
• التوصيل: عنوان العميل وهاتفه، ومنطقة التوصيل، وتعيين السائق، ومتابعة الدفع النقدي عند الاستلام.
• طلبات الهاتف وWhatsApp: البحث السريع عن العميل برقم الجوال ليتمكن الموظف من تكرار الطلب المعتاد للعميل الدائم.

يتيح نظام نقاط البيع الجيد للمطاعم اختيار نوع الطلب بلمسة واحدة، ثم يعرض الحقول المهمة لهذا النوع فقط. ومع ذلك تصب جميع الطلبات في تقرير المبيعات نفسه، فتستطيعون مقارنة أداء الصالة والطلبات الخارجية والتوصيل دون دمج بيانات من مصادر مختلفة.

2. إضافات تتناسب مع قائمة الطعام

تمتلئ قوائم المقاهي والمطاعم بالخيارات: الحجم، ونوع الحليب، ومستوى السكر، ودرجة الحرارة الحارة، والإضافات، والصلصات الجانبية، وخيارات الوجبات. وتُسمى هذه الخيارات "الإضافات" (Modifiers)، وهي من أكثر ما تواجه فيه أنظمة نقاط البيع صعوبة. لذلك ابحثوا عن:

• خيارات إلزامية، مثل الحجم، لا يستطيع الكاشير تجاوزها.
• إضافات اختيارية بسعر إضافي أو دونه.
• ملاحظات نصية حرة للحساسية أو الطلبات الخاصة.
• وجبات مجمعة وعروض تخصم المكونات الصحيحة.
• أسماء عربية وإنجليزية للأصناف والإضافات على الشاشة وعلى التذاكر.

عندما تُضبط الإضافات جيدًا، يصبح إدخال الطلب أسرع، ويحصل المطبخ على تعليمات أوضح، ويُسجَّل استهلاك المكونات بشكل صحيح.

3. تذاكر المطبخ وشاشات المطبخ

الربط بين الكاونتر والمطبخ هو جوهر نظام نقاط البيع في قطاع الأغذية. فبمجرد تأكيد الطلب، يجب أن يُرسل تلقائيًا إلى منطقة التحضير المناسبة: المطبخ الساخن، أو القسم البارد، أو الشواية، أو ركن المشروبات، أو الحلويات. ويمكن تحقيق ذلك عبر طابعات المطبخ أو شاشة عرض المطبخ (KDS).

التذاكر المطبوعة بسيطة ومألوفة، أما شاشات المطبخ فتضيف مؤقتات للطلبات، وتغيير الألوان عند تأخر الطلب، وأزرار لتأكيد جاهزية الصنف، ورؤية واضحة للطلبات المنتظرة. وفي الحالتين يجب أن تُظهر التذكرة نوع الطلب، ورقم الطاولة أو الطلب، والإضافات بصيغة سهلة القراءة، وأي ملاحظات، باللغة التي يقرؤها فريق المطبخ بسهولة.

4. تطبيقات التوصيل والتوصيل الخاص بكم

تُعد منصات التوصيل قناة رئيسية لكثير من منشآت الأغذية في البحرين. والمشكلة الشائعة هي إعادة الموظفين كتابة طلبات التطبيقات في نظام نقاط البيع، مما يضيع الوقت ويسبب الأخطاء. وتوفر بعض منصات التوصيل إمكانية ربط ترسل الطلبات مباشرة إلى النظام، لكن ذلك يعتمد على المنصة وسياسات الوصول إلى واجهتها البرمجية وحساب التاجر الخاص بكم. وعندما لا يتوفر ربط مباشر، تبقى شاشة إدخال منظمة تُسجَّل فيها المنصة كوسيلة دفع كفيلة بالحفاظ على دقة التقارير.

وإذا كان لديكم سائقون خاصون، يمكن للنظام متابعة مناطق التوصيل ورسومه وتعيين السائقين والنقد المحصّل لدى كل سائق. كما يمكن إرسال تحديثات الطلب للعملاء عبر الرسائل النصية أو WhatsApp من خلال مزودين معتمدين. وتغطي خدمة أتمتة الأعمال هذا النوع من الإجراءات، مثل إرسال رسالة "طلبك في الطريق" عند تعيين السائق.

5. ضريبة القيمة المضافة ورسوم الخدمة والإيصالات

يجب أن تكون الإيصالات في البحرين واضحة من حيث الأسعار والضريبة. لذلك ينبغي أن يتعامل نظام نقاط البيع لمنشآت الأغذية مع أسعار القائمة الشاملة للضريبة، والخصومات قبل الضريبة أو بعدها حسب توجيه محاسبكم، ورسوم الخدمة إن كنتم تطبقونها، والإيصالات ثنائية اللغة. ويمكن تصميم الأنظمة لدعم متطلبات فواتير ضريبة القيمة المضافة في البحرين بنسبة 10%، لكن طريقة تطبيق الضريبة على رسوم الخدمة أو رسوم التوصيل أو العروض يجب تأكيدها لدى مستشار ضريبي مؤهل.

6. الورديات والنقد والتحكم في الموظفين

التعامل مع النقد هو المجال الذي تتحول فيه الخسائر الصغيرة إلى مبالغ كبيرة على مدار العام. لذلك ابحثوا عن:

• فتح الوردية برصيد نقدي افتتاحي، وإغلاقها بعد عدّ النقد.
• تقارير حسب وسيلة الدفع: نقدًا، وبطاقة، ومنصة توصيل، وحسابات العملاء الآجلة.
• عمليات إلغاء واسترداد وخصومات تتطلب رمز المشرف وتُسجَّل مع السبب.
• تقارير مبيعات الموظفين، وتسجيل الحضور والانصراف عند الحاجة.

7. الوصفات والمخزون وتكلفة الطعام

النظام الذي يسجل المبيعات فقط يخبركم بما بيع، لا بتكلفته. أما ربط أصناف القائمة بالوصفات فيتيح للنظام خصم المكونات عند بيع الأطباق. ومع وجود المشتريات والجرد، يمكنكم مقارنة الاستهلاك المفترض بالاستهلاك الفعلي، واكتشاف الهدر، ومعرفة نسبة تكلفة الطعام لكل طبق. ويكتسب ذلك أهمية خاصة للمنشآت متعددة الفروع، مثل علامة مقاهٍ لها فروع في الجفير والبديع والمحرق، حيث يجب ضبط المشتريات المركزية والتحويلات بين الفروع.

قائمة التحقق لنظام نقاط البيع في المطاعم والمقاهي

المجال	ما يجب التحقق منه	أهميته
أنواع الطلبات	الصالة، والطلبات الخارجية، والتوصيل، وطلبات الهاتف وWhatsApp في مسار واحد	إدخال أسرع ومجموعة تقارير واحدة
الإضافات	خيارات إلزامية واختيارية، ووجبات مجمعة، وملاحظات، وأسماء باللغتين	طلبات دقيقة وإعادة تحضير أقل
توجيه الطلبات للمطبخ	طابعات أو شاشات لكل قسم؛ تذاكر واضحة؛ مؤقتات للطلبات	سير سلس بين الكاونتر والمطبخ
التوصيل	ربط المنصات متى توفر؛ سائقون خاصون؛ نقد كل سائق	إعادة كتابة أقل وتحكم أفضل في نقد التوصيل
المدفوعات	تقسيم الفاتورة، ووسائل دفع متعددة، وتسجيل مدفوعات أجهزة البطاقات	دفع أسرع ومطابقة واضحة
الضريبة والإيصالات	أسعار شاملة للضريبة، ورسوم خدمة، وإيصالات بالعربية والإنجليزية	سجلات واضحة للعملاء والمحاسبين
التحكم في الموظفين	إغلاق الورديات، وموافقات المشرف، وسجلات الإلغاء والخصومات	تقليل فروقات النقد
الوصفات والمخزون	خصم المكونات، والمشتريات، والجرد، وتقارير تكلفة الطعام	رؤية واضحة للهدر والهوامش
العمل دون اتصال	استمرار الطلبات عند انقطاع الإنترنت ومزامنتها لاحقًا	عدم خسارة المبيعات في وقت الذروة

أخطاء شائعة عند اختيار نظام نقاط البيع للأغذية

1. التجربة بقائمة بسيطة: جرّبوا دائمًا بأكثر أصنافكم تعقيدًا وبكل إضافاتها.
2. تجاهل المطبخ: اطلبوا من رئيس الطهاة مراجعة شكل التذاكر قبل اتخاذ القرار.
3. افتراض وجود ربط مع منصات التوصيل: تأكدوا من ذلك مع المنصة ومزود النظام بالنسبة لحسابكم تحديدًا.
4. تجاوز إعداد الوصفات: يتطلب جهدًا، لكن من دونه لا يمكن قياس تكلفة الطعام بشكل صحيح.
5. التشغيل في عطلة نهاية الأسبوع: ابدأوا في يوم عمل أهدأ مع دعم إضافي للموظفين.

الخطوات التالية

قبل التحدث مع المزودين، دوّنوا أنواع الطلبات لديكم، وأكثر الأصناف مبيعًا مع جميع إضافاتها، وأقسام التحضير، ومنصات التوصيل التي تستخدمونها. هذه الورقة المختصرة ستجعل أي عرض توضيحي أكثر فائدة بكثير. وللاطلاع على نظرة أشمل لخيارات نقاط البيع في المملكة، تفضلوا بزيارة صفحة برنامج نقاط البيع في البحرين، واقرأوا المزيد عن الحلول التقنية لقطاع المطاعم والمقاهي. وعندما تكونون مستعدين، يمكن لفريق فرندتك لحلول تقنية المعلومات مراجعة إعداداتكم وإعداد مقترح مناسب: اطلبوا عرض سعر.