نظام نقاط البيع للصيدليات في البحرين: ما الذي يجب مراعاته (الدفعات وتواريخ الانتهاء والفروع)
دليل عملي لأصحاب الصيدليات في البحرين: تتبع الدفعات وتواريخ الانتهاء، والبحث السريع عن الأصناف، والمعالجة الضريبية، والتحويل بين الفروع، والأسئلة التي يجب طرحها قبل اختيار نظام نقاط البيع.
بقلم فريق فرندتك قراءة 6 دقائق
لا يشبه كاونتر الصيدلية كاونتر المحل التقليدي؛ فالصنف الواحد قد يوجد في عدة دفعات بتواريخ انتهاء مختلفة، والعميل قد يطلب الدواء باسمه التجاري أو اسمه العلمي أو بمجرد وصف العلبة، وقد يحتاج الصيدلي إلى التحقق من المخزون في فرع آخر بينما ينتظر المريض. يستطيع نظام نقاط البيع العام للتجزئة تسجيل عملية البيع، لكنه كثيرًا ما يترك فريق الصيدلية يتابع تواريخ الانتهاء على الورق ويخمّن ما هو موجود فعلًا على الرفوف.
هذا الدليل موجه لأصحاب ومدراء الصيدليات المستقلة ومجموعات الصيدليات الصغيرة في البحرين. ويشرح ما يجب أن يتعامل معه نظام نقاط البيع الخاص بالصيدليات، ومواضع قصور الأنظمة العامة، وما يجب التحقق منه قبل الالتزام. وهو مكتوب من منظور برمجي، أما المتطلبات التنظيمية للصيدليات فتحددها الجهات المختصة، لذا احرصوا دائمًا على تأكيدها لدى الهيئة الوطنية لتنظيم المهن والخدمات الصحية (NHRA) أو مستشاريكم المختصين.
1. تتبع الدفعات وتواريخ الانتهاء هو الأساس
في الصيدلية لا يكفي أن تعرف أن لديك 40 علبة من صنف معين، بل تحتاج إلى معرفة أن 12 علبة تنتهي صلاحيتها بعد شهرين، و20 بعد عام، و8 استُلمت الأسبوع الماضي. ومن دون هذه التفاصيل يُدفع المخزون الأقدم إلى الخلف، فتنتهي صلاحيته دون بيع ويتحول إلى خسارة.
لذلك يجب أن يسجل نظام نقاط البيع للصيدليات رقم الدفعة وتاريخ الانتهاء عند استلام البضاعة، ثم يستخدم هذه المعلومات طوال دورة حياة الصنف:
- البيع حسب الأقرب انتهاءً أولًا (FEFO): يقترح النظام الدفعة ذات تاريخ الانتهاء الأقرب أو يخصمها تلقائيًا.
- تنبيهات قرب الانتهاء: تقارير تعرض الأصناف التي تنتهي صلاحيتها خلال فترة تحددونها، مثل 30 أو 60 أو 90 يومًا، لتتمكنوا من إرجاعها أو تحويلها أو الترويج لها في الوقت المناسب.
- منع بيع المخزون المنتهي: تحذير أو منع إذا حاول الكاشير بيع دفعة انتهت صلاحيتها.
- تتبع الدفعات: إمكانية معرفة الدفعة التي بيعت في كل عملية، وهو أمر مهم إذا أصدر المورد قرار سحب لمنتج.
2. بحث يطابق طريقة سؤال العملاء
تعتمد سرعة الخدمة عند الكاونتر بدرجة كبيرة على البحث. فالعملاء في البحرين قد يطلبون المنتج بالعربية أو الإنجليزية، أو باسم العلامة التجارية، أو المادة الفعالة، أو التركيز. ويدعم نظام نقاط البيع الجيد للصيدليات قراءة الباركود في معظم عمليات البيع، إلى جانب البحث السريع بالاسم التجاري والاسم العلمي والتركيز والشكل الدوائي (أقراص، شراب، كريم) وحجم العبوة. كما يساعد عرض البدائل ذات المادة الفعالة نفسها الموظفين عند نفاد صنف معين، مع بقاء القرار المهني بيد الصيدلي.
3. الوحدات والعبوات والكميات الجزئية
تبيع كثير من الصيدليات العبوات الكاملة والشرائط المنفصلة معًا، أو تشتري بالكرتون وتبيع بالعلبة. لذلك يجب أن يدير النظام تحويل الوحدات بشكل صحيح، ليبقى المخزون دقيقًا سواء استلمتم كرتونًا من 10 علب أو بعتم شريطًا واحدًا. ويُفضَّل ضبط سعر كل مستوى من الوحدات مركزيًا حتى لا يضطر الكاشير إلى الحساب يدويًا.
4. ضريبة القيمة المضافة: ليست كل الأصناف متساوية
تبيع الصيدلية عادةً مزيجًا من المنتجات: أدوية، وأجهزة طبية، وفيتامينات ومكملات، ومستحضرات تجميل، ومستلزمات أطفال، وأصنافًا عامة. ووفق إطار ضريبة القيمة المضافة في البحرين، قد تخضع بعض الأدوية والمعدات الطبية المؤهلة لنسبة صفر، بينما يخضع كثير من الأصناف الأخرى للنسبة الأساسية البالغة 10%. لذلك يجب أن يتيح النظام تحديد الفئة الضريبية الصحيحة لكل صنف، وطباعة إيصالات تُظهر الضريبة بوضوح.
يمكن تصميم أنظمة نقاط البيع للصيدليات لدعم هذه المتطلبات، لكن التصنيف الضريبي لكل صنف مسألة يحددها محاسبكم أو مستشاركم الضريبي لا مزود البرنامج. ارجعوا إلى إرشادات الجهاز الوطني للإيرادات (NBR) وتأكدوا من المعالجة الضريبية لمجموعة منتجاتكم.
5. التحكم في الفروع دون فقدان المرونة المحلية
تواجه مجموعات الصيدليات التي لديها فروع في الرفاع ومدينة عيسى ومدينة حمد مثلًا مشكلة شائعة: ينفد صنف في فرع، بينما يحتفظ فرع آخر بكمية أكبر مما يستطيع بيعه قبل انتهاء صلاحيتها. ولذلك يجب أن يوفر النظام المصمم للفروع ما يلي:
- بيانات أساسية وأسعار مركزية للأصناف، بحيث يُطبَّق تغيير السعر على جميع الفروع مرة واحدة.
- مخزون لكل فرع ولكل دفعة، يمكن للموظفين المصرح لهم في المواقع الأخرى الاطلاع عليه.
- طلبات تحويل وإيصالات استلام تحافظ على بيانات الدفعة وتاريخ الانتهاء.
- تقارير على مستوى الفرع للمبيعات والهوامش والمخزون القريب من الانتهاء والأصناف بطيئة الحركة.
- صلاحيات مستخدمين لكل فرع، ليرى الموظفون ويعدّلوا ما يخصهم فقط.
6. المشتريات والموردون والمرتجعات
تتعامل الصيدليات مع عدة موزعين، لكل منهم قوائم أسعاره وترتيبات الكميات المجانية وسياسات الإرجاع الخاصة به. لذلك يجب أن يدعم نظام نقاط البيع، أو نظام إدارة المخزون المرتبط به، أوامر الشراء، واستلام البضائع مع بيانات الدفعات، وفواتير الموردين، والكميات المجانية، وإرجاع المخزون القريب من الانتهاء أو التالف. وتساعد اقتراحات إعادة الطلب المبنية على سجل المبيعات والحدود الدنيا في تجنب الرفوف الفارغة والتخزين الزائد معًا.
7. سجلات العملاء والوصفات الطبية
بحسب إجراءات عملكم، قد يكون من المفيد الاحتفاظ بملفات للعملاء لتكرار الشراء أو حسابات التأمين أو الشركات أو التوصيل المنزلي. وتريد بعض الصيدليات أيضًا تسجيل مرجع الوصفة الطبية مع عملية البيع. ولأن ذلك يتضمن بيانات شخصية وصحية، يجب تقييد الوصول إليها حسب الدور، وأن يتوافق تعاملكم مع البيانات مع قانون حماية البيانات الشخصية في البحرين وأي قواعد خاصة بالقطاع. وتأكدوا لدى الجهات المختصة مما يجب تسجيله والاحتفاظ به.
قائمة التحقق لنظام نقاط البيع في الصيدليات
استخدموا هذا الجدول عند المقارنة بين الأنظمة أو التحدث مع المزودين.
| المجال | ما يجب التحقق منه | أهميته |
|---|---|---|
| الدفعات وتواريخ الانتهاء | تسجيل الدفعة وتاريخ الانتهاء عند الاستلام؛ البيع حسب الأقرب انتهاءً؛ تقارير قرب الانتهاء | تقليل الخسائر ودعم عمليات سحب المنتجات |
| البحث | الباركود، والاسم التجاري، والاسم العلمي، والتركيز، والشكل الدوائي بالعربية والإنجليزية | خدمة أسرع عند الكاونتر |
| الوحدات | تحويل الكرتون والعلبة والشريط مع أسعار منفصلة | دقة المخزون والأسعار |
| ضريبة القيمة المضافة | فئة ضريبية لكل صنف؛ ضريبة واضحة على الإيصالات؛ ملخصات للمحاسب | سجلات أوضح عند إعداد الإقرارات الضريبية |
| الفروع | مخزون حسب الفرع والدفعة؛ تحويلات؛ أسعار مركزية | توازن المخزون بين المواقع |
| المشتريات | أوامر الشراء، والكميات المجانية، ومرتجعات الموردين، وحدود إعادة الطلب | قرارات شراء أفضل |
| الصلاحيات | أدوار للصيادلة والكاشيرية والمدراء؛ موافقات على الإلغاء والخصومات | الرقابة والمساءلة |
| البيانات والتصدير | إمكانية تصدير بياناتكم؛ وجود نسخ احتياطية | حماية سجلاتكم إذا غيّرتم النظام |
أسئلة يجب طرحها قبل الاختيار
- هل يمكنكم عرض عملية بيع لصنف له ثلاث دفعات بتواريخ انتهاء مختلفة؟
- كيف يتعامل النظام مع إرجاع مخزون قريب من الانتهاء إلى المورد؟
- ماذا يحدث عند الكاونتر إذا انقطع الاتصال بالإنترنت؟
- كيف تُطبع أسماء الأصناف العربية على الإيصالات؟
- هل يمكن استيراد قائمة الأصناف الحالية بما فيها الدفعات والمخزون الافتتاحي؟
- من يملك بياناتنا، وكيف نصدّرها إذا قررنا تغيير النظام؟
كيف تبدأون؟
لدى معظم الصيدليات قائمة أصناف في جدول بيانات أو نظام قديم. ويُعد تنظيف هذه القائمة قبل الترحيل، خاصة الأصناف المكررة والباركود الناقص والأسماء غير الموحدة، من أهم خطوات التحضير. بعد ذلك يتيح التشغيل المرحلي، بدءًا بفرع واحد أو كاونتر واحد، للموظفين تعلم الإجراءات الجديدة قبل انتقال المجموعة بالكامل.
وللاطلاع على نظرة أوسع لخيارات نقاط البيع للشركات في البحرين، تفضلوا بزيارة صفحة برنامج نقاط البيع في البحرين، وتعرّفوا على أسلوبنا في تقديم الحلول التقنية لقطاع الصيدليات. وإذا رغبتم في أن تراجع فرندتك لحلول تقنية المعلومات إعداداتكم الحالية وتقترح طريقة عملية للتطوير، اطلبوا عرض سعر.